Raamatupidamisteenuste sisseostmine Eestis: kuidas see praktikas toimib ja mis teeb sellest paljude jaoks tavalise praktika.

Põhipunktid:

Ettevõtte avamisel Eestis tulevad ettevõtjad sageli tavapäraste ootustega: kontor, ettevõttesisene raamatupidaja ja dokumentatsiooni eest vastutav isik. Kuid juba algstaadiumis saab selgeks, et enamik Eesti ettevõtteid tegutseb erinevalt – neil puudub raamatupidamisosakond kui selline.

Eestis ei ole see ajutine meede ega katse raha kokku hoida. See on levinud äripraktika: juriidiline isik vastutab oma tegevuse juhtimise eest, samas kui raamatupidamisülesanded on tellitud professionaalsetelt välisspetsialistidelt.

See on tingitud asjaolust, et Eestis ei täida raamatupidaja administratiivseid funktsioone, vaid on pigem riigile finantsaruandluse spetsialist. Tema töö ei ole seotud kindla kontoriga, vaid on määratud ettevõtte kohustustega.

Mis on raamatupidamisteenuste sisseostmise olemus?

Sisseostmine ei ole ühekordne suhtlus, mis piirdub dokumentide igakuise edastamisega. Tegelikult integreerub raamatupidamisfirma ettevõtte tegevustsüklisse, täites funktsioone ilma töösuhet loomata. Kuigi ta ei ole otseselt seotud müügi ega juhtimisega, on ta kohal ettevõtte igas finantstoimingus alates tehingute töötlemisest kuni aruandluseni.

 Audiitor:

• Kantib tehinguid raamatupidamises
• Koostab maksudeklaratsioone
• Koostab aastaaruandeid
• Juhtib tähtaegade järgimist
• Teavitab otsuste võimalikest tagajärgedest.

Juht teeb otsuseid ja allkirjastab vajalikud dokumendid, kuid ei süvene raamatupidamise tehnilistesse aspektidesse.

Miks täiskohaga raamatupidaja on haruldane

Enamikus riikides on raamatupidajal ettevõttes püsiv ametikoht. Eestis on äristruktuur kompaktsem: direktor, mõnikord ka juht ja administratiivsed ülesanded on tellitud spetsialiseerunud välistelt teenusepakkujatelt.

Raamatupidamistööde maht on ebaühtlaselt jaotunud. Tippkoormus saabub aruandeperioodidel, ülejäänud ajal piirdub tegevus tehingute jälgimisega. Püsiva täiskohaga töötaja hoidmine perioodiliste ülesannete täitmiseks ei ole majanduslikult otstarbekas.

Lisaks areneb seadusandlus pidevalt ja ühe töötaja oskuste pidev täiendamine on kallim kui professionaalse meeskonna palkamine, kes sellega igapäevaselt tegeleb. Kuidas suhtlus on korraldatud

Töötsükkel on üles ehitatud järgmiselt: ettevõte annab teavet oma tegevuse kohta, raamatupidaja analüüsib seda ja kajastab raamatupidamisdokumentides. Tegelikkuses aga ei piirdu protsess ainult dokumentide menetlemisega. Raamatupidaja analüüsib tehingu olemust: määrab kindlaks, kust tekib maksustamine, kuidas seda õigesti dokumenteerida ja millised tagajärjed võivad tekkida dividendide jaotamisel või organisatsioonilise struktuuri muutmisel.

Tegelikkuses rakendavad nad juhi poolt juba tehtud otsuseid, vormistades need aruandevormis.

Juhtiv positsioon

Isegi raamatupidamisfunktsioonide tellimisel säilitab direktor oma vastutuse. Ta jääb vastutavaks otsustajaks ja tagab aruandluse täpsuse.

Raamatupidajal ei ole õigust:

• teha ärijuhtimise otsuseid
• määrata majandusmudelit
• sõlmida lepinguid

Tema töö hõlmab ettevõtte tegelike tegevuste ja nende tagajärgede analüüsimist. Seetõttu nõuab tõhus koostöö lisaks dokumentide vahetamisele ka pidevat suhtlemist.

Millal tellimise eelised on kõige märgatavamad

Ettevõtte alguses ei pruugi raamatupidamine tunduda kõige olulisema ülesandena; peamine on ettevõtte käivitamine. Edasise aruandluse määravad aga just esialgsed tehingud: kuidas kajastatakse kulusid, kus tekib käive ja millal tekivad maksud.

Enamasti ei tuvastata selles etapis vigu kohe, vaid pigem aasta hiljem, näiteks aastaaruande koostamisel või maksudokumentatsiooni läbivaatamisel. Selles osas toimib tellitud raamatupidamine eelkõige toimingute täpsuse jälgimise süsteemina, mitte lihtsalt maksudeklaratsioonide esitamise teenusena.

Kontroll sõltumatuse kaudu

Välisteenusena tellitud raamatupidaja ei ole ettevõtte igapäevases tegevuses kaasatud ja analüüsib seda seadusele vastavuse osas.

See lähenemisviis minimeerib süsteemsete vigade kuhjumise tõenäosust. Sisemist raamatupidamist viiakse sageli läbi soovitud tulemustele keskendudes. Sõltumatu ekspert hindab aga tegevust aruandlusnõuete, mitte mugavuse põhjal.

Seega toimib allhange ka sisemise kontrollimehhanismina.

Arhitektuuriline paindlikkus

Teine oluline eelis on skaleeritavus. Ettevõte saab pikka aega tegutseda mõõduka aktiivsusega ja seejärel kiiresti kasvada. Raamatupidamisstruktuur ise jääb samaks, ainult töökoormus peab suurenema.

Ettevõttesisese raamatupidaja puhul oleks vaja kas lepingut ümber vaadata või osakonna personali laiendada. Allhanke korral muutub ainult osutatavate teenuste ulatus.