Al abrir una empresa en Estonia, los emprendedores suelen contar con las expectativas habituales: una oficina, un contable interno y una persona responsable de la documentación. Sin embargo, incluso en la etapa inicial, resulta evidente que la mayoría de las empresas estonias operan de forma diferente: no cuentan con un departamento de contabilidad propiamente dicho.
En Estonia, esto no es una medida temporal ni un intento de ahorrar dinero. Es una práctica empresarial común: una entidad jurídica se encarga de gestionar sus operaciones, mientras que las tareas contables se externalizan a especialistas externos.
Esto se debe a que, en Estonia, un contable no realiza funciones administrativas, sino que actúa como especialista en informes financieros para el Estado. Su trabajo no está vinculado a una oficina específica, sino que está determinado por las obligaciones de la empresa.
¿Cuál es la esencia de la subcontratación contable?
La subcontratación no es una interacción puntual limitada al envío mensual de documentos. De hecho, la firma contable se integra en el ciclo operativo de la empresa, desempeñando funciones sin establecer una relación laboral. Aunque no participa directamente en las ventas ni en la gestión, está presente en todas las operaciones financieras de la empresa, desde el procesamiento de transacciones hasta la elaboración de informes.
Contable:
- Registra las transacciones en contabilidad.
- Prepara las declaraciones de impuestos.
- Prepara los informes anuales.
- Gestiona el cumplimiento de los plazos.
- Informa sobre las posibles consecuencias de las decisiones.
Los gerentes toman decisiones y firman los documentos necesarios, pero no profundizan en los aspectos técnicos de la contabilidad.
¿Por qué es poco común contar con un contador a tiempo completo?
En la mayoría de los países, un contador ocupa un puesto fijo dentro de la empresa. En Estonia, la estructura empresarial es más compacta: un director, a veces un gerente, y las tareas administrativas se externalizan a proveedores externos especializados.
El volumen de tareas contables se distribuye de forma desigual. La carga de trabajo máxima se produce durante los períodos de presentación de informes, mientras que el resto del tiempo, las actividades se limitan a la supervisión de las transacciones. Mantener un empleado fijo a tiempo completo para realizar tareas periódicas no es económicamente viable.
Además, la legislación evoluciona constantemente, y el desarrollo continuo de las habilidades de un empleado es más costoso que contratar a un equipo profesional para que se encargue de ello a diario. ¿Cómo se organiza la interacción? El ciclo de trabajo se estructura de la siguiente manera: la empresa proporciona información sobre sus actividades, el contador la analiza y la registra en los registros contables.
Sin embargo, en realidad, este proceso implica más que la simple tramitación de documentos. El contador analiza la esencia de la transacción: determina dónde surgen los impuestos, cómo documentarlos correctamente y qué consecuencias pueden surgir al distribuir dividendos o cambiar la estructura organizativa.
En realidad, implementa las decisiones ya tomadas por el gerente, formulándolas en formato de informe.
Posición de liderazgo
Incluso al externalizar las funciones contables, el director no pierde su responsabilidad. Sigue siendo el responsable de la toma de decisiones y garantiza la exactitud de los informes presentados.
El contador no está autorizado a:
- tomar decisiones de gestión empresarial
- determinar el modelo económico
- celebrar acuerdos
Su trabajo consiste en analizar las acciones reales de la empresa y sus consecuencias. Por lo tanto, una colaboración eficaz implica no solo el intercambio de documentos, sino también una comunicación constante.
Cuándo se notan más los beneficios de la externalización
Al inicio de una empresa, la contabilidad puede no parecer la tarea más importante; lo más importante es ponerla en marcha. Sin embargo, son las transacciones iniciales las que determinan la información futura: cómo se reflejarán los gastos, dónde se generará la facturación y cuándo se incurrirán en impuestos.
Con frecuencia, los errores en esta etapa no se identifican inmediatamente, sino un año después, por ejemplo, al preparar el informe anual o revisar la documentación fiscal.
Por lo tanto, la externalización sirve principalmente como un sistema para supervisar la precisión de las operaciones, más que como un simple servicio para la presentación de declaraciones de impuestos.
Control mediante la independencia
Un contable externo no participa en las operaciones diarias de la empresa y las analiza para garantizar su cumplimiento legal.
Este enfoque minimiza la probabilidad de acumulación de errores sistémicos. La contabilidad interna suele realizarse centrándose en los resultados deseados. Sin embargo, un experto independiente evalúa las operaciones en función de los requisitos de información, no de la conveniencia.
Por lo tanto, la externalización también sirve como mecanismo de control interno.
Flexibilidad arquitectónica.
Otra ventaja importante es la escalabilidad. Una empresa puede operar durante mucho tiempo con una actividad moderada y luego crecer rápidamente. La estructura contable se mantendrá sin cambios; solo aumentará el volumen de trabajo.
Con un contable interno, sería necesario renegociar el contrato o ampliar la plantilla del departamento. Sin embargo, con la externalización, solo cambia el alcance de los servicios prestados.