Requisitos para la aprobación del informe anual de la empresa
De acuerdo con la legislación vigente en Estonia, todas las entidades contables estonias están obligadas a presentar un estado financiero anual que cumpla con el formato prescrito. El ejercicio financiero abarca 12 meses, normalmente coincidiendo con el año natural, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
Las actividades relacionadas con el informe financiero anual se pueden dividir en dos fases principales:
- Preparación del informe anual, incluida la aprobación por parte del consejo de administración y la aprobación por parte de la junta general de socios o accionistas.
- Presentación del informe anual al registrador.
La preparación del informe anual finaliza con la aprobación del mismo por parte del consejo de administración. No existe ningún requisito formal para la aprobación por parte del consejo, a menos que así lo establezcan los estatutos de la propia empresa. Sin embargo, es importante recordar que, en aras de la claridad y para evitar posibles conflictos entre los miembros del consejo, es razonable formalizar por escrito la decisión del consejo sobre la aprobación del informe anual. Si es necesario, el consejo también puede presentar una propuesta de distribución de beneficios o cobertura de pérdidas a los accionistas o a la junta general de accionistas en la misma decisión.
El siguiente paso importante es la revisión o auditoría del informe anual. La auditoría o revisión del informe anual es obligatoria para las empresas que cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
| Condición | Obligación de auditoría | Obligación de inspección |
| Los ingresos por ventas/ingresos superan | 4 000 000 euros | 1 600 000 euros |
| Los activos superan la fecha del balance | 2 000 000 euros | 800 000 euros |
| El número medio de empleados supera | 50 personas | 24 personas |
Leinonen Estonian
La auditoría o revisión también es obligatoria para las empresas que cumplan al menos una de las siguientes condiciones:
| Condición | Obligación de auditoría | Obligación de revisión |
| Los ingresos por ventas/ingresos superan | 12 000 000 euros | 4 800 000 euros |
| Los activos superan en la fecha del balance | 6 000 000 euros | 2 400 000 euros |
| El número medio de empleados supera | 180 personas | 72 personas |
Leinonen Estonia
Una inspección obligatoria puede sustituirse por una auditoría. De acuerdo con la Ley de Actividades de Auditoría, la auditoría de las cuentas anuales es obligatoria para:
- Una sociedad anónima con más de dos accionistas.
- Una entidad contable estatal.
- Una unidad de gobierno local.
- Una entidad jurídica pública.
- Un partido político que reciba financiación del presupuesto estatal.
- Una empresa en la que el Estado tenga derechos de decisión en el sentido de la Ley de Bienes del Estado.
La revisión o auditoría voluntaria del informe financiero anual también debe llevarse a cabo si los socios o accionistas de la empresa lo han solicitado.
La aprobación del informe anual la deciden los accionistas de la empresa o la junta general de accionistas. A continuación, el consejo de administración presenta el informe anual aprobado al registro mercantil en un plazo de seis meses a partir del final del ejercicio financiero.
De conformidad con la ley de contabilidad, la dirección ejecutiva, los accionistas o el propietario único confirman la exactitud y la integridad de los datos presentados en el informe financiero anual, incluyendo que dicho informe se ha elaborado de conformidad con la norma de información financiera y que refleja información relevante y veraz sobre la situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de la entidad contable.
Cabe señalar también que la distribución de beneficios o la cobertura de pérdidas se realiza únicamente sobre la base del informe anual aprobado. La junta de accionistas o la junta general de accionistas puede decidir aprobar el informe anual y distribuir el dividendo al mismo tiempo, o decidir pagar el dividendo más tarde.
Los socios o accionistas tienen la competencia para decidir sobre la aprobación del informe financiero anual. En caso de que el informe del ejercicio financiero no se apruebe y no se presente al registro, la empresa incumple la obligación de presentar los datos al registro. En el peor de los casos, el incumplimiento de la obligación puede incluso dar lugar a la eliminación de la empresa del registro mercantil.
A partir del 1 de febrero de 2023, han entrado en vigor las modificaciones del Código de Comercio y de la Ley del Registro Mercantil, que permiten al registrador eliminar más fácilmente las personas jurídicas que no presenten a tiempo el informe financiero anual.
En consecuencia, el portal del registro mercantil permite ahora presentar un estado financiero anual que no haya sido aprobado por la junta de accionistas. En tales casos, se añade una nota pública al estado financiero anual indicando que no ha sido aprobado, pero la presentación del estado se sigue considerando cumplida. Si la junta de accionistas o la junta general de accionistas decide aprobar el estado después de esta nota, la dirección debe presentar un nuevo estado al registrador, firmado por el consejo de administración.
El incumplimiento de la presentación de las cuentas anuales puede poner en peligro la existencia de la sociedad. Por lo tanto, es fundamental cumplir con los requisitos de aprobación y presentación de las cuentas anuales de forma puntual y precisa.