Pago de compensación por el uso de un vehículo personal

El artículo explica las condiciones en las que un empleador puede pagar a un empleado una compensación libre de impuestos por el uso de un vehículo personal.

¿Quién puede recibir una compensación libre de impuestos?

Según el procedimiento establecido el 14 de julio de 2006 por el Reglamento n.º 164 del Gobierno de la República, se puede pagar una compensación por el uso de un coche de pasajeros para desplazamientos relacionados con el trabajo:

• a un funcionario (con arreglo a la Ley del Impuesto sobre la Renta, incluidas también las personas especificadas en § 2 (3) de la Ley de la función pública , como los miembros del consejo de una unidad de la administración local, los miembros de un municipio o ayuntamiento, los jueces, los miembros del Parlamento, etc.)
• al empleado (en el sentido de la Ley de Contratos de Trabajo ) y
• a un miembro del órgano de gestión o control de una persona jurídica (en el sentido del § 9 de la Ley del impuesto sobre la renta).

Por lo tanto, por ejemplo, no se puede pagar una indemnización libre de impuestos al propietario de una empresa o a una persona que preste un servicio basado en un contrato en virtud de la ley de deuda basada en la normativa mencionada. Si los gastos están documentados, es posible reembolsar los intereses de una persona jurídica sobre la base del § 12 (3) de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

¿Para qué vehículos se puede pagar una compensación libre de impuestos?

La compensación puede pagarse por el uso de un coche que no sea propiedad ni esté en posesión del empleador. Por lo tanto, el coche no tiene que ser propiedad personal del usuario, pero debe demostrarse el derecho a utilizarlo. El derecho de uso se fija bien en el permiso de circulación del vehículo, bien en un poder notarial otorgado por el propietario. Los coches considerados turismos son los vehículos de las categorías M1 y M1G.

Si la prestación se paga a una persona discapacitada, se pueden reembolsar, de forma excepcional, los gastos de uso de cualquier vehículo de motor. Según el § 2 de la Ley de Tráfico, se considera vehículo de motor todo vehículo propulsado por un motor. Un vehículo es un medio de transporte destinado a circular por la vía pública que se desplaza con la ayuda de un motor u otra fuente de energía.

¿Cuáles son los documentos básicos necesarios para el pago de la indemnización libre de impuestos?

Para pagar la indemnización, debe existir una decisión, directiva u orden formal por escrito del empleador, en la que se indiquen los datos de la persona que recibe la indemnización, el importe de la misma y la fecha del viaje o el período durante el cual se indemnizan los viajes realizados. Se adjunta a la decisión por escrito una copia del documento que certifica el derecho a utilizar el coche. La decisión también puede tomarse para un período superior a un mes natural.

La compensación libre de impuestos solo se puede pagar si se lleva un registro de los viajes de negocios, es decir, un libro de registro de conducción. El libro de registro de conducción debe contener los datos de la persona que utiliza el coche, los datos de la matrícula nacional del coche, las lecturas inicial y final del cuentakilómetros para cada viaje de negocios, y la fecha y el propósito de cada viaje. No importa la forma en que se lleve el libro de registro, por ejemplo, en papel o electrónicamente, lo importante es que contenga los datos mencionados anteriormente. Por lo tanto, la compensación libre de impuestos no puede pagarse por viajes futuros, sino solo por viajes ya realizados.

Si la compensación por el uso de un coche personal se paga sin llevar un registro, el pago se considera un ingreso salarial, que debe declararse individualmente en el formulario TSD del apéndice 1 (en el caso de los no residentes, en el apéndice 2 ).

Límites de las desgravaciones fiscales

Sobre la base del libro de registro de conducción, los viajes de negocios pueden reembolsarse hasta un máximo de 30 céntimos por kilómetro, pero sin superar los 335 euros por los viajes realizados en un mes natural. Esto significa que el empleador también puede fijar un precio por kilómetro inferior, por ejemplo, 20 céntimos, pero no se debe superar ninguno de los dos límites para cumplir la condición de exención fiscal. Por lo tanto, si el precio por kilómetro de la compensación se fija, por ejemplo, en 1 euro, la parte que supere el precio límite por kilómetro estará sujeta a impuestos, es decir, 70 céntimos, independientemente del importe total de la compensación.

Pago de la compensación agregada por el uso de un coche personal

La compensación también se puede pagar al empleado de forma agregada, es decir, más de 335 euros por caja registradora en un mes natural, pero es importante que la compensación no se calcule por encima del límite prescrito para un mes.

El importe de la compensación que supere los límites se considera una prestación especial. Si el importe de la prestación calculada es superior al límite para un mes natural, la prestación especial se calcula por separado para cada mes y debe declararse en el mes en que se pagó la prestación.

Si existe un registro, una persona física puede recibir una compensación libre de impuestos de varios empleadores, mientras que el límite máximo de 335 euros se aplica por separado para cada empleador. La compensación incluye todos los gastos relacionados con el uso normal del coche (incluido el combustible, el aparcamiento, etc.), excepto la tarifa de aparcamiento pagada cuando se realizan servicios, trabajos o funciones oficiales.

El precio por kilómetro y el límite libre de impuestos establecido en la normativa no están relacionados con los costes reales (documentos de gastos). El artículo 12 (3) de la Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los ingresos de una persona física no son una compensación por los gastos documentados incurridos en beneficio de otra persona, pero también añade que este párrafo no se aplica a las compensaciones para las que se han establecido condiciones y límites separados. Dado que se han establecido condiciones y límites separados para la compensación pagada por el uso de un coche personal, la compensación se basa en documentos de gastos (por ejemplo, el pago de un cambio de neumáticos, los gastos de reparación actuales, etc.) y constituyen prestaciones especiales (TuMS § 48 y Reglamento n.º 2 del Ministro de Hacienda de 13.01.2011 «Procedimiento para determinar el precio de una prestación especial § 6 ). Con excepción de la tarifa de estacionamiento pagada durante la prestación de servicios, el trabajo o las tareas profesionales.

Como excepción, los gastos de un vehículo personal pueden reembolsarse sobre la base de un documento de gastos, si se realiza un viaje de negocios con un vehículo personal y el reembolso de estos gastos se basa en las denominadas normas de viajes de negocios: Reglamento n.º 110 del Gobierno de la República de 25.06.2009 o Reglamento n.º 112 del Gobierno de la República de 19.12.2012 .

¿Cuándo está exento de impuestos el reembolso de los desplazamientos entre el lugar de trabajo y el domicilio?

Los desplazamientos entre el lugar de trabajo y el domicilio no se consideran viajes de negocios y no pueden compensarse libres de impuestos, pero sí es posible si se cumplen determinadas condiciones. Los desplazamientos entre el domicilio y el lugar de trabajo pueden considerarse viajes de negocios si no es posible realizar este trayecto en transporte público con un coste razonable de tiempo o dinero. Si la residencia del empleado se encuentra a una distancia mínima de 50 kilómetros del lugar de trabajo (TuMS § 48 apartado 5 ¹ ). En este caso, en el libro de registro se indica como finalidad del viaje los desplazamientos entre el trabajo y el domicilio, y pueden reembolsarse libres de impuestos hasta el límite general (335 euros).

Una persona con discapacidad puede obtener el reembolso de los desplazamientos entre su domicilio y su lugar de trabajo dentro de los límites establecidos, si se llevan registros de los mismos y si no es posible utilizar el transporte público o si su uso provoca una disminución significativa de la capacidad de la persona para desplazarse y trabajar.

Los desplazamientos entre el domicilio y el lugar de trabajo no pueden reembolsarse libres de impuestos por el hecho de que a una persona le resulte más fácil y cómodo desplazarse entre su domicilio y su lugar de trabajo en un coche particular que utilizar el transporte público.

Es posible reembolsar los desplazamientos entre el domicilio y el lugar de trabajo libres de impuestos si son necesarios principalmente para que el empleador pueda desarrollar sus actividades comerciales. Esto significa que el interés del empleador es importante a la hora de compensar los desplazamientos entre el domicilio y el trabajo, y que el empleador debe poder justificar la necesidad. El pago de la compensación a cada persona debe evaluarse por separado en función del lugar de residencia de la persona, sus funciones laborales, el inicio de la jornada laboral, las oportunidades de utilizar el transporte público, etc. Al evaluar todas estas circunstancias en conjunto, el empleador puede decidir si se justifica o no la compensación libre de impuestos por los desplazamientos de la persona desde su domicilio al trabajo.

Pregunta: Si existe un acuerdo de guardia con el empleado por el que este debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana (guardia) para resolver problemas que surjan en el curso de la actividad empresarial, es decir, situaciones de crisis. En este caso, ¿se pueden considerar los desplazamientos entre el trabajo y el domicilio como desplazamientos por motivos de trabajo?

Respuesta : El tiempo de guardia es el tiempo en el que el empleado no está obligado a realizar tareas laborales, pero debe estar disponible para realizar tareas laborales por orden del empleador en las condiciones acordadas. Dado que el empleado no puede concentrarse plenamente en el descanso durante el tiempo de guardia y debe estar preparado para realizar tareas laborales de forma inmediata si es necesario, está justificado pagar el salario por el tiempo de guardia en una cuantía equivalente a 1/10 del salario acordado.

El tiempo de guardia puede aplicarse mediante acuerdo entre el empleado y el empleador. Por lo tanto, las soluciones a situaciones de crisis (tiempo de guardia) están relacionadas con el negocio, así como los desplazamientos fuera del lugar de trabajo diario por motivos laborales y el regreso al mismo. En este caso, los desplazamientos entre el trabajo y el domicilio se consideran desplazamientos por motivos de trabajo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el mero hecho de imponer formalmente a los empleados la obligación de regular las situaciones de crisis no da derecho a una compensación libre de impuestos por todos los desplazamientos entre el trabajo y el domicilio. Dicha obligación debe ser sustantiva, basarse en las necesidades reales del empleador y corresponder también a las funciones del empleado. Puede encontrar información adicional sobre la organización del transporte de los empleados en la instrucción « Transporte de los empleados al trabajo y desde el trabajo de conformidad con el artículo 48, apartado 5¹, de la Ley del impuesto sobre la renta ».

Declaración de compensación

Las personas jurídicas residentes, las instituciones estatales o locales, los autónomos y los no residentes que posean un establecimiento permanente en Estonia o actúen como empleadores, y que hayan realizado pagos de compensación a una persona física por el uso de un automóvil durante el año natural (incluidas las personas con discapacidad), están obligados a presentar una declaración INF 14 antes del 1 de febrero del año siguiente.

Pasos para presentar el formulario INF 14:

1. inicie sesión ene-MTA
2. seleccione la sección «Informes» y seleccione «INF 14» en la lista
3. en la página de la lista de declaraciones, pulse el botón «Añadir nueva declaración»
4. seleccione el «IV trimestre»

En el formulario INF 14, los importes de la compensación se declaran junto con la parte que supera el límite.

Pregunta 1 : La orden del empleador establece que se reembolsará al empleado el uso de un vehículo personal para tareas laborales, siempre que se lleve un registro de conducción. En enero, se reembolsó al empleado el uso de un vehículo personal por un importe total de 400 euros (1333 km x 0,3 euros) y se le transfirió la misma cantidad. ¿Qué importe debe declararse en el anexo 4 del TSD y en el INF 14?

Respuesta : El importe de 65 euros (400 – 335) debe figurar en el anexo 4 del formulario TSD y el importe de 400 euros en el formulario INF 14.

Pregunta 2 : La orden del empleador establece que se reembolsará al empleado por el uso de un coche personal en misiones de trabajo por un importe de 335 euros. No se lleva ningún libro de registro. ¿Qué importe debe declararse en el anexo 4 del TSD y en el formulario INF 14?

Respuesta: No se declara nada en el anexo 4 del formulario TSD, INF 14, porque no se ha llevado el libro de registro. El importe de 335 euros puede considerarse como ingresos salariales y se declara en el anexo 1 del formulario TSD.

Pregunta 3 : La orden del empleador establece que se reembolsa al empleado el uso de un vehículo personal para tareas laborales, siempre que lleve un registro de conducción. En febrero, se reembolsó al empleado el uso de un vehículo personal por un importe total de 335 euros (744,44 km × 0,45 euros) y se le transfirió la misma cantidad. ¿Qué importe debe declararse en el anexo 4 del formulario TSD y en el formulario INF 14?

Respuesta : El importe de 111,67 euros (744,44 km × 0,15 euros) debe figurar en el anexo 4 del formulario TSD y el importe de 335 euros en el formulario INF 14.

Pregunta 4 : La orden del empleador establece que se reembolsa al empleado el uso de un coche personal para tareas de trabajo, manteniendo un registro de conducción. En marzo, se reembolsó al empleado por el uso de un vehículo personal un importe total de 675 euros (1500 km × 0,45 euros) y se transfirió al empleado el mismo importe. ¿Qué importe debe declararse en el anexo 4 del formulario TSD y en el formulario INF 14?

Respuesta : El importe de 340 euros (675 – 335) debe figurar en el anexo 4 del formulario TSD y el importe de 675 euros en el formulario INF 14.