Orientación para el emprendedor principiante

Derechos, deberes y responsabilidades de un miembro del consejo de administración

El consejo de administración representa y gestiona la empresa. La dirección tiene derechos y obligaciones para gestionar la empresa y ser responsable de sus operaciones.

Derechos de los miembros del consejo de administración

Representar a la empresa de forma individual o conjunta en todas las transacciones. Los miembros del consejo de administración tienen derecho a celebrar contratos, comprar, vender, intercambiar, adquirir o transferir los bienes de la empresa, etc.
Los miembros del consejo de administración tienen derecho a dar órdenes relacionadas con el trabajo a los empleados e intervenir en todas las cuestiones relacionadas con la gestión del personal.

Obligaciones de los miembros del consejo de administración

Las obligaciones de un miembro del consejo de administración están definidas por diversas leyes, por el contrato entre la empresa y el miembro del consejo y por los estatutos de la empresa.
De acuerdo con las disposiciones generales del Código Civil, un miembro del consejo de administración está obligado a cumplir con diligencia las obligaciones que le imponen la ley o los estatutos y a ser leal a la persona jurídica.
El Código de Comercio exige que los miembros del consejo de administración de una sociedad de responsabilidad limitada organicen las actividades de la empresa con la diligencia propia de un buen empresario.
La jurisprudencia hace hincapié en que los miembros del consejo de administración deben actuar con diligencia, disponer de la información adecuada para la toma de decisiones y abstenerse de asumir riesgos irrazonables en nombre de la empresa.
El incumplimiento por parte de un miembro del consejo de administración del nivel de diligencia que se espera de su cargo puede constituir un incumplimiento de sus obligaciones y dar lugar a responsabilidades. Por lo tanto, el miembro del consejo de administración está obligado a tomar todas las medidas necesarias para lograr los mejores resultados para la empresa.
La Ley de Administración Tributaria impone responsabilidades adicionales en materia fiscal, exigiendo a los miembros del consejo de administración que garanticen el cumplimiento puntual y completo de las obligaciones financieras y no financieras de la empresa en virtud de la legislación fiscal.

Las leyes exigen que los miembros del consejo de administración mantengan un conocimiento exhaustivo de las operaciones financieras de la empresa y de la gestión de los activos financieros. Esta obligación tiene por objeto no solo salvaguardar los intereses de los accionistas y acreedores, sino también permitir a los organismos reguladores supervisar las actividades financieras de la empresa, garantizando el cumplimiento de las normas legales cuando sea necesario.

Para facilitar la supervisión regulatoria, la ley exige que los miembros del consejo de administración supervisen la organización de la contabilidad y el mantenimiento de los registros financieros. Delegar la gestión de las operaciones financieras y la enajenación de activos a un tercero mediante un contrato civil contradice la intención legislativa. Dichos contratos no eximen a los miembros del consejo de administración de su responsabilidad legal.

Responsabilidades de los miembros del consejo de administración

Las personas que aceptan ser elegidas para formar parte del consejo de administración deben comprender plenamente las posibles consecuencias y los límites de sus acciones. Deben ser conscientes de que sus decisiones, o la falta de ellas, pueden dar lugar a responsabilidades. Ser miembro del consejo de administración implica algo más que un papel formal.

Contabilidad e impuestos

Todas las personas jurídicas y los trabajadores autónomos registrados en Estonia están obligados a llevar registros contables de conformidad con la Ley de Contabilidad.

La responsabilidad de organizar la contabilidad de la empresa recae en un miembro del consejo de administración. La contabilidad puede gestionarse personalmente, contratando a un contable o contratando un servicio de contabilidad.

El requisito fundamental es obtener información actualizada, significativa, objetiva y comparable sobre la situación financiera, los resultados empresariales y los flujos de caja de la empresa.

El miembro del consejo de administración está obligado a retener y remitir los impuestos con prontitud y a presentar las declaraciones fiscales según lo prescrito por la ley.

Portal para emprendedores

El portal para emprendedores ofrece una plataforma para presentar electrónicamente informes financieros anuales y documentos al registro mercantil.

A través del portal, se pueden presentar solicitudes para registrar una nueva empresa, actualizar la información del registro, iniciar la liquidación y dar de baja la empresa.

Además, el portal para emprendedores ofrece el software de contabilidad e-invoicer, diseñado para ayudar a las empresas emergentes y a las pequeñas empresas a gestionar eficazmente su contabilidad.

El acceso al portal del registro mercantil electrónico está disponible para todos los ciudadanos. Las opciones de inicio de sesión incluyen tarjetas de identidad estonias, finlandesas, letonas y belgas, así como identificaciones móviles estonias y lituanas.

Mantenimiento de registros y declaraciones de impuestos

Como contribuyente del IVA, usted está obligado a cumplir con las obligaciones del contribuyente del IVA desde el día de su registro. Esto incluye:

Mantener la documentación y los registros adecuados y emitir facturas que cumplan con los requisitos reglamentarios.
Presentar una declaración de la renta y del impuesto social (formulario TSD), incluyendo los pagos obligatorios acumulados de pensiones y las cotizaciones al seguro industrial, a través de e-MTA antes del día 10 de cada mes.
Pagar los impuestos y las cotizaciones basados en el TSD presentado antes del día 10 de cada mes.
Aplicar el IVA al valor imponible de los bienes o servicios transferidos.
Como contribuyente del IVA, tiene derecho a deducir el IVA soportado de su deuda tributaria por el IVA sobre los bienes y servicios adquiridos para el volumen de negocios imponible dentro del mismo período impositivo. El IVA soportado no se puede deducir si los bienes y servicios se adquirieron para un volumen de negocios exento de impuestos o si no se realizó ninguna actividad comercial.
Calcular el importe del IVA a pagar.
Presentar una declaración del IVA (formulario KMD) y su suplemento (formulario KMD INF) antes del día 20 de cada mes. Los datos de las facturas emitidas y recibidas de personas jurídicas, autónomos e instituciones estatales o municipales deben incluirse en el anexo de la declaración de volumen de negocios si el importe total de la factura, sin IVA, alcanza al menos 1000 euros por socio comercial durante el período impositivo.
Si vende bienes o presta servicios específicos a sujetos pasivos del IVA en otros países de la Unión Europea, debe presentar un informe de volumen de negocios intracomunitario (formulario VD) antes del día 20 de cada mes.

Presentación de declaraciones

El período impositivo del IVA es un mes natural.

Si el número de días naturales del primer período impositivo es inferior a 15 (por ejemplo, si se ha registrado como sujeto pasivo del IVA desde el día 18), el volumen de negocios del primer período puede declararse junto con el del siguiente período impositivo, presentando una única declaración del IVA para ambos períodos.

Si la fecha límite para cumplir con la obligación cae en un día festivo u otro día no laborable, se considerará como fecha límite el primer día laborable siguiente al día no laborable (TsÜS § 136 (8)).

La Junta de Impuestos y Aduanas informa a todos los nuevos contribuyentes del IVA por correo electrónico, en un plazo de seis meses a partir de su registro, de los plazos para la presentación de las declaraciones KMD (declaración de volumen de negocios) y TSD (declaración de ingresos y impuestos sociales, pago obligatorio de pensiones acumuladas y cotización al seguro de desempleo).

Declaración electrónica

Todas las declaraciones pueden presentarse electrónicamente a través de e-MTA s.

La información sobre la cuenta de usuario de e-MTA se puede encontrar en el sitio web «Concesión y terminación de derechos de acceso».

Presentación de declaraciones en papel

La presentación de la declaración del IVA (KMD) y su suplemento (KMD INF) en papel solo se permite a las personas que hayan estado sujetas al IVA durante menos de 12 meses y que no reflejen más de 5 facturas en el suplemento de la declaración del IVA.
Las personas que hayan estado sujetas al IVA durante más de 12 meses y/o reflejen más de 5 facturas en el suplemento de la declaración del IVA pueden presentar la declaración del IVA y su suplemento en papel solo sobre la base de una solicitud motivada presentada a la Junta de Impuestos y Aduanas.
La presentación de la declaración TSD en papel solo se permite si se rellenan hasta 5 líneas en el anexo 1 del TSD, es decir, si se declaran hasta 5 beneficiarios.

Verificación de los antecedentes de los socios comerciales

Con el fin de reducir los riesgos comerciales y fiscales, siempre es aconsejable comprobar minuciosamente los antecedentes de la otra parte y las circunstancias de la transacción antes de la transacción.

Un sujeto pasivo que haya tenido conocimiento de las circunstancias reales de la transacción (indicativas de fraude fiscal), pero que, no obstante, participe en una transacción que pueda constituir un fraude fiscal, puede, según la jurisprudencia actual, ser sospechoso de participar en un fraude fiscal.

¡Atención! En caso de duda, recomendamos abandonar dicha transacción y buscar una parte más fiable.

Cuando se empieza a trabajar con nuevos socios, es útil comprobar que han pagado todos los impuestos al Estado.

CONSULTAS

Puede comprobar el número de IVA del socio comercial a partir de las consultas:

Búsqueda del número de registro del IVA estonio (KMKR) y
Verificación del número de registro del IVA de la Unión Europea.

Con la consulta de deuda puede comprobar si una persona tiene una deuda tributaria o no.
En Internet se pueden encontrar varias bases de datos que ofrecen servicios de información crediticia, donde se puede obtener información útil sobre la parte de la transacción: por ejemplo, Inforegister (redes empresariales, evaluaciones crediticias, seguimiento de medios), CREDITINFO EESTI (registro de impagos, evaluación crediticia).
En el sistema de información del registro de comercio electrónico, se pueden realizar consultas sobre los datos actuales e históricos de las personas jurídicas.
El Registro Mercantil Europeo proporciona información oficial sobre las empresas europeas (servicio de pago).

Registro de empleo

El registro de empleo es un registro que recopila información relacionada con el empleo, que lleva la Junta de Impuestos y Aduanas. Los datos contenidos en el registro de empleo son la base para determinar las garantías sociales asociadas al empleo (seguro médico, prestaciones por desempleo, etc.).

Obligación de registrar el empleo

Todas las personas físicas y jurídicas que ofrecen empleo están obligadas a registrarlo. La persona que ofrece trabajo (empleador) es una entidad jurídica residente o no residente en Estonia, una autoridad estatal o local estonia, una persona física o un trabajador autónomo que celebra un contrato de trabajo o nombra a la persona (empleado) que realiza el trabajo para un puesto.
El empleo de todas las personas físicas por el que se derive una obligación tributaria en Estonia debe inscribirse en el registro de empleo, independientemente de la forma y la duración del contrato. Todas las personas físicas que trabajen en virtud de un contrato de trabajo o presten servicios en virtud de otro contrato con arreglo al derecho de obligaciones (por ejemplo, agencia, empleo, representación, etc.) deben inscribirse en el registro.
Como excepción, el trabajo voluntario, sin remuneración, en una empresa o para un empresario individual, debe inscribirse en el registro de empleo.

Inscripción como sujeto pasivo del IVA

Un sujeto pasivo del IVA es una persona que ejerce una actividad económica (persona física, persona jurídica, residente, no residente), incluida una persona jurídica de derecho público, o una institución estatal, municipal o municipal, que está registrada u obligada a registrarse como sujeto pasivo (KMS § 19 ). Una persona sujeta al impuesto en un país extranjero u otro Estado miembro es una persona, incluido un conjunto de activos sin personalidad jurídica o una asociación de personas, que se considera sujeta al IVA según la legislación del país correspondiente.

Fiscalidad de bienes y servicios, vehículos

Resumen completo en las páginas Fiscalidad de bienes y Fiscalidad de servicios.

En la página «Al comprar un vehículo nuevo o usado» encontrará consejos para la compra de un vehículo nuevo o usado e información sobre la contabilidad fiscal y las obligaciones fiscales relacionadas con los vehículos.

Disposiciones especiales para la tributación

En las páginas «Disposiciones especiales y tributación de bienes inmuebles» y «Normas especiales para el comercio electrónico y los servicios» encontrará una descripción general completa.

Subvenciones para emprendedores que inician su actividad

Ayudas para la creación de empresas

La medida de ayuda a la creación de empresas es aplicada por el Centro de Apoyo Estatal (RTK) y los centros de desarrollo de los condados , cuyos empleados asesoran a los solicitantes y beneficiarios de las ayudas en la preparación y ejecución del proyecto. El objetivo de la subvención para la puesta en marcha es ayudar a los emprendedores con poca experiencia empresarial y un alto potencial de crecimiento. La subvención para la puesta en marcha puede utilizarse para adquirir activos fijos, llevar a cabo actividades de marketing, adquirir y desarrollar software de aplicación y financiar los costes de mano de obra.

Ayudas de los fondos estructurales de la Unión Europea

A la hora de buscar oportunidades de financiación, sin duda merece la pena investigar las medidas de apoyo que ofrecen los fondos estructurales de la Unión Europea (UE) y los gobiernos locales, por ejemplo, ayudas a la creación de empresas para inversiones en activos fijos o subvenciones para la formación del personal.

Los fondos estructurales de la UE apoyan las siguientes áreas: educación, mercado laboral, investigación y desarrollo, espíritu empresarial, sociedad de la información, capacidad administrativa, protección del medio ambiente, gestión energética, transporte, desarrollo regional y local, atención sanitaria y bienestar.

Para encontrar subvenciones para sus proyectos, le ayudarán los centros de desarrollo del condado, que ofrecen servicios de consultoría gratuitos en relación con sus servicios básicos. En los centros de desarrollo puede obtener información sobre las opciones de financiación de proyectos, tanto en lo que se refiere a las medidas de los fondos estructurales como, en caso necesario, a otras posibles fuentes de apoyo, así como sobre los consultores del sector privado y sus servicios.

Préstamo para la puesta en marcha

Las pequeñas y medianas empresas que están empezando y llevan funcionando hasta tres años pueden solicitar un préstamo para la puesta en marcha, que está garantizado en un 75 % por la fundación nacional KredEx. En comparación con un préstamo estándar, la ventaja de un préstamo para la puesta en marcha es que el empresario puede arriesgar menos con sus activos personales.

Un préstamo para la puesta en marcha es especialmente útil para las empresas que acaban de iniciar su actividad, ya que les resulta difícil obtener un préstamo bancario debido a su escaso historial crediticio. El préstamo debe solicitarse a través de un banco, y el tipo de interés determinado por este se estima en un 7 %. Puede ponerse en contacto con el banco, EAS y KredEx para obtener un préstamo para la puesta en marcha.