Datos obligatorios en las facturas
Observar y conocer la información que figura en las facturas es una parte importante del trabajo del contable. Nuestro objetivo es ofrecer una breve descripción general de las leyes que regulan los datos obligatorios de las facturas y los requisitos de información que deben figurar en ellas.
Ley de contabilidad (RPS) § 7.
Una factura es un documento básico en contabilidad que certifica la realización de una transacción económica. El documento original debe contener al menos la siguiente información sobre la transacción económica:
- hora de realización
- descripción del contenido económico
- cifras como cantidad, precio e importe
Si la contraparte de una entidad contable es otra entidad contable, una entidad contable estatal o una entidad jurídica extranjera, la factura presentada para la transferencia de bienes o la prestación de servicios también debe contener el número de factura u otro código de identificación y datos que permitan a ambas partes identificar la transacción.
Además, el documento original debe poder procesarse por máquina, pero también puede presentarse en otra forma que permita su reproducción escrita. La reproducción escrita puede ser necesaria cuando una de las partes de la transacción no tiene la posibilidad de manejar una factura procesable por máquina y crear esta posibilidad requiere un gran gasto o esfuerzo por su parte.
Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (KMS) § 37, apartado 7
Según la Ley del IVA, las facturas deben contener la siguiente información:
- número de serie y fecha de emisión de la factura
- nombre, dirección y número de identificación fiscal del contribuyente
- nombre y dirección del comprador de los bienes o del destinatario del servicio
- número de identificación fiscal del comprador de los bienes o del destinatario del servicio, si tiene obligación tributaria al comprar los bienes o recibir el servicio
- nombre o descripción de los bienes o servicios
- cantidad de bienes o volumen de servicios
- la fecha de emisión de los bienes o prestación del servicio o la fecha de recepción del pago parcial o total de los bienes o servicios, si es determinable y diferente de la fecha de la factura
- el precio de los bienes o servicios sin IVA y un descuento si no está incluido en el precio
- la base imponible por tipos de IVA con los tipos de IVA aplicables o el importe del volumen de negocios exento de impuestos
- el importe del IVA a pagar
Las facturas de crédito deben incluir todos los requisitos anteriores y también deben incluir una referencia a la factura original.
Cabe mencionar también que el sujeto pasivo está obligado a emitir una factura en caso de transferencia de bienes o prestación de servicios en un plazo de siete días naturales, a partir del día del envío de los bienes. El volumen de negocios también puede producirse tras la recepción del pago parcial o total (por adelantado) de los bienes o servicios, en cuyo caso la factura debe emitirse en un plazo de siete días naturales a partir de la recepción de los bienes. En el caso de la circulación intracomunitaria de bienes o la prestación de servicios a un sujeto pasivo en otro Estado miembro, la factura debe emitirse antes del día 15 del mes natural siguiente al envío o la puesta a disposición de los bienes o la prestación del servicio. De conformidad con la Ley del IVA, la factura solo puede emitirse electrónicamente con el consentimiento del comprador; de lo contrario, la factura se emite en papel.
Las cláusulas 1 a 8 del artículo 37, apartado 8, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido contienen notas y referencias adicionales que deben añadirse a la factura solo en determinados casos.
En el caso de determinadas operaciones, debe indicarse adicionalmente en la factura una referencia a la disposición correspondiente de la Ley del IVA o a la disposición de la Directiva del IVA, en particular cuando se trate de operaciones gravadas con un tipo del 0 % (por ejemplo, operaciones intracomunitarias) o de operaciones exentas de impuestos. En caso de que la obligación tributaria recaiga en el comprador de los bienes o en el destinatario del servicio, por lo general debe añadirse a la factura la nota «inversión del sujeto pasivo».
Además, existen notas específicas sobre las disposiciones especiales de la Ley del IVA. En determinadas condiciones, la factura también puede ser creada por el comprador, en cuyo caso la factura debe incluir la mención «autofacturación».
En los siguientes casos es posible emitir facturas que cumplan los requisitos simplificados, si la factura se emite:
- durante los servicios de transporte de pasajeros
- a través de una máquina de aparcamiento
- terminal de pago automático de gasolinera, etc.
Esto significa principalmente que incluso el sujeto pasivo que recibe el servicio puede utilizar una factura que solo cumpla los requisitos de una factura simplificada como base para deducir el IVA soportado. Se puede emitir si el importe de la factura no supera los 160 euros sin IVA.
En la factura simplificada, el emisor debe indicar:
- fecha de la factura
- nombre de los bienes o servicios
- nombre del sujeto pasivo
- número de registro del sujeto pasivo
- importe imponible
- importe del IVA
El sujeto pasivo al que se le expida una factura simplificada solo deberá indicar en la factura su nombre y su número de identificación fiscal (KMS § 37, apartado 11).
Código de Comercio y Ley de Protección al Consumidor
Tanto el Código de Comercio como la Ley de Protección al Consumidor recogen detalles importantes relativos a la expedición de facturas. El artículo 15, apartado 2, del Código de Comercio exige que el código de registro mercantil de la empresa figure en todos los documentos comerciales, incluidas las facturas. De conformidad con el artículo 4 de la Ley de Protección al Consumidor, tras el pago inmediato de bienes o servicios, el comerciante debe proporcionar al consumidor un documento que certifique la venta de los bienes o la prestación de los servicios. Este documento debe estar redactado por escrito o en un formato que permita su reproducción escrita y debe incluir, como mínimo, la siguiente información:
- el nombre o la razón social del comerciante y la dirección del establecimiento comercial
- la fecha de venta de los bienes o de prestación de los servicios
- el nombre y el precio de cada bien o servicio y el importe pagado
Si el importe que debe pagar el consumidor es inferior a 20 euros, solo se facilitará un documento que acredite la prestación de bienes o servicios a petición del consumidor. En los casos en que los bienes se vendan o los servicios se presten en virtud de un contrato de duración determinada, el comerciante podrá renunciar a presentar una factura física si el consumidor ha aceptado recibirla a través del soporte de datos electrónico del comerciante.