Para la mayoría de los emprendedores en Estonia, una auditoría no forma parte del proceso inicial de constitución de la empresa. Suelen presentarse más adelante, al preparar el informe anual. Hasta entonces, la contabilidad es rutinaria y los informes se presentan anualmente sin auditorías adicionales.
El siguiente paso es que un auditor revise el informe antes de su presentación. La primera pregunta suele ser la misma: ¿significa esto que la empresa tiene problemas o que ha llegado a conocimiento de las autoridades fiscales?
En realidad, una auditoría no se limita a identificar infracciones o realizar una investigación. Es un procedimiento regular que confirma la exactitud de los estados financieros de las empresas que han alcanzado cierto nivel de desarrollo y escala de operaciones.
En otras palabras, una auditoría confirma que la empresa ha alcanzado una escala en la que sus estados financieros deben ser accesibles y fiables para el Estado y otras partes interesadas.
¿Cuál es el propósito de una auditoría?
El informe anual de una empresa es un documento de acceso público. Se utiliza para:
- Propietarios e inversores
- Instituciones financieras y sistemas de pago
- Socios
- Proveedores
- Agencias gubernamentales
En las pequeñas empresas, los riesgos generalmente se consideran limitados y la responsabilidad de la gerencia por la exactitud de los estados financieros es bastante alta. Sin embargo, a medida que una empresa crece, su impacto en los socios externos y en el mercado en general aumenta. Surgen préstamos, anticipos y pasivos con clientes y empleados, lo que amplía la gama de riesgos potenciales.
Esto requiere una verificación independiente: un tercero debe confirmar la exactitud de los estados financieros.
El auditor no evalúa el rendimiento de la empresa, sino que verifica la exactitud y fiabilidad de los datos financieros presentados.
¿Cuándo es obligatoria una auditoría?
En Estonia, la auditoría depende del tamaño de la empresa, no del sector ni de la nacionalidad de los propietarios. Existen umbrales: facturación, balance general y número de empleados.
Una vez que se cumplen ciertos indicadores, la empresa está sujeta a una verificación independiente.
Este enfoque implementa dos niveles de control:
La primera etapa consiste en una revisión. Este es un procedimiento breve durante el cual el auditor examina los estados financieros y formula preguntas, pero el número de procedimientos de verificación es limitado.
A medida que los indicadores continúan mejorando, se realiza una auditoría completa, que implica una revisión exhaustiva de los estados financieros clave y la obtención de confirmaciones independientes.
El tipo de revisión se determina automáticamente en función de los resultados del ejercicio.
¿Cuáles son las responsabilidades del auditor?
Un error común es creer que el auditor examinará cada transacción y cada factura. En realidad, una auditoría se basa en los principios de materialidad y evaluación de riesgos.
El auditor verifica si los estados financieros reflejan:
- los ingresos reales
- la presencia de activos existentes
- los gastos razonables
- el pasivo corriente
- los niveles óptimos de capital
En lugar de reformular los estados financieros completos, el auditor verifica su exactitud. Por lo tanto, se presta especial atención a las transacciones y operaciones importantes que no son típicas de las actividades comerciales ordinarias.
Cómo se realiza una auditoría en la práctica
Al final del ejercicio contable, se elabora un borrador del informe anual, tras lo cual el auditor comienza su trabajo.
Primero, es necesario estudiar las actividades de la empresa: su alcance, fuentes de ingresos y los riesgos específicos a los que se enfrenta. Solo entonces se pueden anticipar posibles distorsiones.
A continuación, se solicitan confirmaciones:
- Extractos bancarios
- Contratos a gran escala
- Documentos justificativos de deudas de clientes
- Información sobre préstamos
- Información sobre propietarios
- Cálculos de capital
El auditor puede obtener información de fuentes independientes, como bancos o socios. Esto refuerza significativamente la independencia de la auditoría.
Con base en el análisis, se elabora un informe, que forma parte integral del informe anual y se presenta al registro junto con este.
¿Cuánto dura una auditoría?
Una auditoría no se puede completar en poco tiempo, ni siquiera para una pequeña empresa. Tarda semanas, ya que se realiza de forma independiente y requiere la confirmación de información de diversas fuentes. El trabajo contable suele realizarse con antelación y el auditor participa mucho antes de la fecha de presentación del informe. Iniciar el proceso inmediatamente antes de la fecha límite prácticamente garantiza un retraso en la presentación de informes.
¿Cuáles son las consecuencias si se requiere una auditoría y no se realiza?
En esta situación, la empresa no tiene derecho a presentar un informe anual. La falta de informes conlleva varias limitaciones prácticas:
- No es posible distribuir dividendos.
- Los bancos imponen restricciones a las transacciones.
- No se permiten cambios en el registro.
- Existen posibles sanciones.
- La empresa ha incumplido, en esencia, sus obligaciones de divulgación financiera.
¿Debería ser una auditoría motivo de preocupación?
En circunstancias normales, una auditoría se desarrolla sin incidentes. Su objetivo no es detectar infracciones para imponer sanciones y no es análoga a una auditoría fiscal.
Si la contabilidad se lleva con regularidad y las transacciones son económicamente viables, las preguntas del auditor son más esclarecedoras que controladoras. Para muchas empresas, la auditoría se convierte en una ventaja, mejorando su reputación ante los bancos y socios, que comienzan a percibir la empresa como más transparente y fiable.