Puntos clave:
Contabilidad para comercio electrónico en Amazon con una empresa estonia
Al abrir una empresa en Estonia para vender en Amazon, un emprendedor suele esperar un proceso familiar: comprar productos, venderlos, recibir el pago y calcular las ganancias. En las primeras semanas, todo funciona así: los fondos llegan a la cuenta, la facturación aumenta y la situación se aclara.
De hecho, Amazon va más allá de una tienda online típica. Es una plataforma integral que integra las funciones de intermediario de pagos, operador logístico, almacén, sistema de publicidad e infraestructura fiscal. Por lo tanto, un extracto bancario solo refleja la liquidación final entre la empresa y la plataforma, no una visión completa de sus actividades comerciales reales.
Aquí es donde nos diferenciamos de cualquier otro servicio de contabilidad.
El comercio minorista tradicional prioriza los documentos de la empresa, mientras que las operaciones en Amazon se basan en los datos recopilados por la plataforma.
¿Por qué el extracto bancario ha perdido su carácter de documento principal?
En los negocios tradicionales, la contabilidad comienza con el análisis: un recibo es una venta y una cancelación es un gasto. En Amazon, esta lógica se invierte. El vendedor no recibe dinero directamente del comprador. Amazon acepta pagos, procesa numerosas transacciones internas y transfiere el importe restante al vendedor.
Un solo pago puede incluir:
- Ventas de diferentes países
- Reembolsos de meses anteriores
- Comisiones cobradas
- Costos logísticos
- Disposición de productos
- Publicidad
- Pedidos
- Ajustes fiscales
La transferencia puede considerarse un recálculo. Al presentarla como ingreso, la empresa informa un valor arbitrario, no la facturación real. Por lo tanto, la contabilidad no comienza con datos bancarios, sino con los informes de Seller Central.
El proceso de generación de ingresos reales
Es importante que el propietario de un negocio en Amazon comprenda que los ingresos por trabajar con Amazon y la facturación general de la empresa no son lo mismo.
La facturación es el coste de los productos vendidos a los clientes. El pago es el saldo restante tras las liquidaciones con la plataforma. En algunos casos, la diferencia puede ser significativa. Una empresa puede recibir solo entre el 40 % y el 60 % de los ingresos reales, y el resto se retiene en el propio sistema. Primero, el contador concilia los informes de ventas, luego determina todos los gastos y solo entonces compara los datos resultantes con el pago real.
Amazon: Cómo las comisiones afectan la percepción de ganancias
A menudo, los emprendedores, al ver un saldo positivo en sus cuentas, creen que su negocio es rentable. Sin embargo, al final del año, las ganancias reales resultan ser significativamente menores de lo esperado.
Amazon gestiona los gastos de forma frugal y discreta.
Al no reflejarse en cuentas separadas, psicológicamente se perciben no como gastos, sino como una disminución de los ingresos. Desde una perspectiva contable, la empresa realiza pagos:
- Comisiones de venta
- Comisiones de procesamiento de pedidos
- Entrega de mercancías al comprador
- Posibles devoluciones
- Almacenamiento
- Almacenamiento prolongado
- Transporte entre almacenes
- Materiales publicitarios
- Multas aplicadas por la plataforma
- Cambios de categoría
Como resultado, la mayor parte de la reserva se gasta antes de que los fondos se abonen al balance general.
Razones de los cambios mensuales anteriores: Comprensión de las devoluciones.
Amazon se distingue del comercio minorista tradicional en que las transacciones no se finalizan una vez realizada la compra. Los compradores tienen la opción de devolver un artículo en cuestión de semanas. Amazon recalculará la comisión, los costes logísticos y los impuestos, y deducirá la diferencia del siguiente pago del vendedor.
El informe del mes actual puede incluir transacciones de períodos anteriores, lo que, sin un análisis más profundo, puede dar la impresión de fluctuaciones aleatorias en los pagos.
La contabilidad de Amazon es un sistema dinámico en constante mejora, no un informe estático que se actualiza solo una vez al mes.
Mantenimiento de inventario y aspectos fiscales
Una característica clave del comercio minorista de Amazon es que la ubicación de los productos determina el domicilio social. Independientemente de dónde esté registrada la empresa o resida su propietario, si los productos se almacenan en un almacén en Alemania o Francia, Amazon considera que esta actividad se realiza en esos países.
Esto conlleva la obligación de pagar el IVA. El empresario no siempre comprende exactamente cuándo se produce esta transferencia, ya que se realiza automáticamente dentro de la red de almacenes de Amazon. Desde una perspectiva comercial, no hay cambios: los productos se siguen vendiendo a través de una sola cuenta. Sin embargo, desde una perspectiva fiscal, la empresa está iniciando operaciones en un nuevo país.
En consecuencia, los negocios de Amazon casi siempre se expanden internacionalmente, incluso si inicialmente se concibieron como negocios locales que operaban en un solo país.
Cómo trabaja un contable
En este modelo, el contable va más allá del mero procesamiento de documentos. Se convierte en el creador del modelo financiero de la empresa, recopilando información de diversas fuentes.
Primero, se revisan los informes del mercado para determinar el volumen real de ventas. A continuación, se calculan las comisiones, se tienen en cuenta la logística y las devoluciones. Finalmente, se analiza el movimiento de mercancías entre almacenes, revelando los países en los que surgieron obligaciones fiscales.
La elaboración de informes se realiza después de esta etapa. Por lo tanto, el contable no registra las transacciones a medida que ocurren, sino que las reconstruye.
La importancia de una puesta en marcha adecuada
En la etapa inicial de ventas, los primeros meses no suelen presentar dificultades. El volumen de ventas es bajo, los indicadores son claros y el emprendedor se siente cómodo manejando el balance general. Amazon ajusta constantemente sus procesos: modifica las políticas de devolución, recalcula las tarifas, traslada el inventario y ajusta los costos de almacenamiento. Como resultado, a lo largo de un año, estos numerosos cambios crean una cadena de operaciones compleja y confusa.
Reconstruir los registros contables, si se mantuvieron desde el principio utilizando extractos bancarios, es una tarea más compleja que la contabilidad tradicional, que se lleva desde el primer mes. Esto requiere procesar todo el historial de informes.
PREGUNTAS FRECUENTES
Solo los pagos de Amazon recibidos en una cuenta bancaria se contabilizan como ingresos. Es importante comprender que estos pagos ya incluyen todos los ajustes necesarios: comisiones, costos logísticos, devoluciones, etc. Para reflejar con precisión la actividad financiera, se recomienda utilizar los informes proporcionados por la plataforma de Amazon. De lo contrario, la facturación será excesivamente baja y los beneficios se subestimarán.
Registrar una empresa en Estonia no elimina las obligaciones fiscales en otros países. Esto se debe a que las normas fiscales suelen estar vinculadas a la ubicación de las mercancías. Si el almacén que contiene las mercancías se encuentra fuera de Estonia, la empresa, incluso si está registrada en Estonia, puede considerarse que opera allí, lo que conlleva obligaciones fiscales.
Amazon puede retener el IVA automáticamente en algunas situaciones, pero la responsabilidad de la declaración de impuestos recae en el vendedor. Es importante recordar que Amazon no realiza funciones de registro ni declaración de impuestos. ¿Por qué los beneficios difieren del saldo de la cuenta? La diferencia entre el beneficio y el saldo de la cuenta se debe a que los gastos se difieren hasta su pago y algunas transacciones están sujetas a ajustes posteriores. El banco muestra la liquidación entre el vendedor y la plataforma, no el beneficio financiero neto de la operación.
Sí, pero esto requeriría analizar todo el historial de informes de Amazon y recalcular todas las transacciones completadas. Este proceso suele ser significativamente más complejo que la contabilidad tradicional.
Desde una perspectiva contable, FBA y FBM presentan diferencias significativas. FBA, que implica almacenar productos en almacenes de Amazon en todo el mundo, conlleva obligaciones fiscales adicionales y la necesidad de ajustes. FBM, sin embargo, donde los productos se envían desde un único punto, generalmente es más sencillo para la contabilidad.
Un contable necesita acceder a Seller Central, ya que almacena un panorama completo de ventas, devoluciones, comisiones y movimientos de inventario. Sin información tan detallada, es imposible elaborar informes fiables sobre las operaciones de la empresa.
Se recomienda configurar la contabilidad de Amazon antes de iniciar las ventas. Si se acumula un gran volumen de transacciones, la recuperación de datos será mucho más difícil.