Para un emprendedor, una tienda en línea parece simple: se realiza un pedido, se recibe el pago y se envía la mercancía. Sin embargo, en contabilidad, esta operación rara vez se reduce a una simple «venta». En el comercio electrónico, cada transacción es compleja y abarca múltiples países, diferentes sistemas tributarios y numerosas fuentes de datos.
La contabilidad del comercio electrónico no se centra en los extractos bancarios, sino en la cuestión clave: en qué jurisdicción se realizó la venta y dónde se originan las obligaciones tributarias.
El comercio electrónico se diferencia del comercio minorista tradicional en varios aspectos. Una empresa registrada en Estonia, en la gran mayoría de los casos, no limita sus actividades fiscales a un solo país.
¿Cómo debe organizarse la contabilidad de una tienda en línea?
En un negocio tradicional, un contable comienza con una cuenta bancaria: la recepción de fondos representa un ingreso. En el comercio minorista en línea, sin embargo, este es el resultado de los cálculos, no de la transacción en sí.
Realizar un pedido significa la compra. El pago puede abonarse posteriormente, a través de un sistema de pago, un agregador o una plataforma de comercio electrónico, pero esto incluirá comisiones y posibles ajustes.
Por lo tanto, la contabilidad se basa en:
- pedidos de clientes
- facturas al cliente
- informes de las plataformas
- de estos intermediarios de pago
- documentos logísticos
Si bien un banco es útil para la conciliación, no puede proporcionar una visión completa de las ventas.
¿Cuándo se aplica el IVA al vender bienes?
En Estonia, el tipo general del IVA es del 24 %, pero para el comercio online, este tipo se aplica exclusivamente a las transacciones con clientes estonios. Dentro de la Unión Europea, se aplica la norma del país de consumo, según la cual el impuesto se recauda en el país de residencia del comprador.
Por lo tanto, en un día, la misma tienda puede vender:
- A Estonia: al tipo estonio.
- A Alemania: al tipo alemán.
- A Francia: al tipo vigente en Francia.
La empresa conserva su esencia; solo cambia el tipo impositivo. En el comercio electrónico, un contable primero determina la ubicación del comprador y, en función de esta, determina el importe del impuesto.
Umbral de venta a distancia y ventanilla única (OSS)
Para las ventas en línea entre países de la UE, se aplica un umbral común de 10.000 € anuales. Si el volumen de ventas no supera este importe, se puede aplicar el tipo de IVA del vendedor. De lo contrario, se debe utilizar el tipo de IVA del país del comprador.
En lugar de registrarse en cada país por separado, las empresas pueden utilizar el sistema OSS (ventanilla única). Presentar una única declaración en Estonia permite la distribución automática de impuestos entre todos los países.
En la práctica, esto significa que, a pesar del gran número de países, la declaración se mantiene unificada.
Exportación fuera de la Unión Europea
Al enviar mercancías fuera de la UE, el comprador no paga el IVA (0%). Sin embargo, esta norma solo se aplica si se proporcionan los documentos justificativos de la exportación.
La presencia de los documentos de transporte sirve como prueba de la transacción. Sin ellos, la venta puede clasificarse como nacional y estar sujeta a impuestos. Para la contabilidad no sólo es importante el momento de la ejecución del pago, sino también el momento en el que la mercancía cruza efectivamente la frontera.
Mercados (Amazon, Etsy y otros)
Al trabajar en plataformas, algunas obligaciones fiscales pueden transferirse a la propia plataforma. En algunos casos, el mercado se considera vendedor a efectos del IVA y retiene el impuesto.
Aunque esto no significa que la empresa no haya realizado ya una transacción financiera, la empresa registra la venta. El impuesto retenido se contabiliza como una partida independiente.
Como resultado, el empresario puede ver un solo recibo en su cuenta, mientras que el contable refleja un importe de ingresos diferente, y ambas cifras serán correctas, ya que se refieren a procesos contables diferentes.
Métodos de pago: Stripe, PayPal y servicios similares
El proveedor de pagos no es el comprador del producto. Simplemente transfiere los fondos del cliente.
Recibir fondos de Stripe o PayPal no constituye una venta, sino que refleja el pago de varios pedidos simultáneamente. Este importe ya incluye comisiones, contracargos y ajustes. Lo siguiente se registra por separado en contabilidad:
- Valor total del pedido
- Organismo regulador del sistema de pago
- IVA en el país del comprador
Solo entonces se concilia el importe con el recibo en la cuenta bancaria.
Devoluciones y cambios de pedidos
Una venta en una tienda online se considera definitiva solo después de que el comprador haya completado el plazo de devolución. Las devoluciones son posibles en unas semanas, en cuyo caso el impuesto está sujeto a ajustes.
Por lo tanto, el ajuste del IVA no se produce en el momento de la venta, sino en el momento de la devolución de la mercancía. De lo contrario, el informe no reflejará las obligaciones reales.
Informe anual de la organización
Desde una perspectiva legal, una tienda online no se diferencia de una empresa tradicional. Sin embargo, sus estados financieros reflejan invariablemente las transacciones transfronterizas.
Por lo tanto, es importante distinguir correctamente entre:
- Ventas en establecimientos físicos
- Ventas en tiendas físicas
- Exportación
- Ventas a través de plataformas
Con frecuencia, las consultas del departamento fiscal se relacionan con una clasificación incorrecta.