Ettevõtte raamatupidamisdokumendid Eestis: säilitamine, arhiveerimine ja ettevõtte vastutus

Eestis ei ole raamatupidamine pelgalt maksuhaldurile aruandlus. See on õiguslikult oluline dokumentide süsteem, mis kinnitab ettevõtte iga finantstehingu, kohustuse ja juhtimisotsuse. Seetõttu on raamatupidamisdokumentide säilitamise ja arhiveerimise nõuded ranged, vormistatud ja, mis veelgi olulisem, praktikas rakendatavad.

Paljud ettevõtjad alahindavad seda küsimust, kuni nad satuvad auditi, maksu- ja tolliameti päringu või eelmiste aastate andmete taastamise vajaduse ette. Just sellistel hetkedel saab selgeks, et nõuetekohase arhiveerimise puudumine ei ole väike rikkumine, vaid otsene risk ettevõttele.

Miks on raamatupidamisdokumentide säilitamine ettevõtte, mitte raamatupidaja vastutus?

Üks levinumaid vigu on eeldada, et raamatupidamisdokumentide eest vastutab raamatupidaja või raamatupidamisbüroo. Tegelikult vastutab Eesti õiguse kohaselt raamatupidamisdokumentide säilitamise eest täielikult ettevõte ise, st selle juhatus.

Isegi kui raamatupidamine on täielikult allhanke korras, peab ettevõte tagama:

kõigi algdokumentide kättesaadavuse;
nende nõuetekohane säilitamine;
dokumentide kättesaadavus seaduses sätestatud ajavahemiku jooksul.

Kuigi raamatupidaja võib pidada arvestust, koostada aruandeid ja aidata arhiveerimisel, jääb juriidiline vastutus alati ettevõttele. See on oluline põhipunkt, mida on eriti tähtis mõista väljaspool Eestit elavatel OÜ omanikel.

Millised dokumendid loetakse raamatupidamisdokumentideks ja tuleb säilitada?

Eestis tõlgendatakse raamatupidamisdokumentide mõistet laialt. Need hõlmavad mitte ainult arveid ja aruandeid, vaid ka kõiki dokumente, millel põhineb ettevõtte finantsarvestus.

Sellised dokumendid on:

algdokumendid (nt arved, aktid, tšekid ja lepingud);
pangaväljavõtted ja maksedokumendid;
palgaarvestuse ja personalidokumendid;
maksudeklaratsioonid (sh TSD ja KMD);
aastaaruanded ja selgitavad märkused;
sisearvutused ja raamatupidamisarvestus.

Oluline on mõista, et ka elektroonilised tehingud nõuavad dokumentaalseid tõendeid. Paberkontrolli puudumine ei vabasta ettevõtet kohustusest esitada äriühingu tehingu tõend.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad Eestis

Säilitamise tähtajad on seaduses selgelt määratletud ja need on kohustuslikud nõuded, mitte soovitused.

Peamised säilitamise tähtajad

Dokumendi liik	Säilitamise tähtaeg
Esmased raamatupidamisdokumendid	7 aastat
Raamatupidamisregistrid	7 aastat
Maksudeklaratsioonid	7 aastat
Palgaarvestusdokumendid	7 aastat
Aastaaruanded	7 aastat
Asutamisdokumendid	Püsivalt

Säilitamisperiood algab dokumendi loomise kuupäevast, vaid selle raamatupidamisaasta lõpust, millega dokument seotud on. Seda olulist detaili jäetakse sageli tähelepanuta.

Mis on lubatud ja millele tuleb tähelepanu pöörata elektrooniliste dokumentide säilitamisel:

Kuna Eesti on digitaalne riik, on raamatupidamisdokumentide elektrooniline säilitamine täiesti lubatud. Enamiku ettevõtete jaoks on see peamine ja mugavaim formaat.

Elektrooniline säilitamine on siiski lubatud ainult teatud tingimustel:

Dokumendid peavad olema kogu säilitamisaja jooksul loetavad ja nende terviklikkus peab olema tagatud (st ei tohi olla võimalust märkamatute muudatuste tegemiseks). Dokumendid peavad olema kättesaadavad ka maksuameti nõudmisel.
Kaootiline failide säilitamine e-kirjades, kiirsõnumirakendustes või omaniku isiklikus Google Drive’is ei ole nõuetekohane arhiveerimine. Selliseid „arhiive” ei aktsepteerita auditi korral sageli täieliku tõendusmaterjalina.

Dokumentide arhiveerimine ja kättesaadavus auditite ajal

Eesti Maksu- ja Tolliametil on õigus nõuda eelmiste aastate raamatupidamisdokumente ja ettevõtted on kohustatud need mõistliku aja jooksul esitama. Kui dokumendid puuduvad, on kadunud või neid ei ole võimalik taastada, loetakse seda automaatselt rikkumiseks.

Praktikas tähendab see:

täiendavaid küsimusi;
täiendavaid maksuhinnanguid;
trahve;
keerulistel juhtudel kogu ettevõtte tegevuse auditeerimine.

Eriti haavatavad on ettevõtted, mis:

vahetasid raamatupidajaid arhiive üle kandmata;
sulgesid vanad pangakontod väljavõtteid säilitamata;
ei säilitanud tehingute arvestust mitteresidentidega.

Dokumentide säilitamine väliste raamatupidamisteenuste puhul

Väliste raamatupidamisteenuste kasutajate jaoks on oluline selgelt määratleda, kus ja kuidas dokumente säilitatakse. Ideaaljuhul:

Ettevõttel peaks olema igal ajal juurdepääs arhiivile; dokumendid peaksid olema säilitatud ühes kohas; arhiivi formaat peaks olema selge ja struktureeritud.
Dokumentide jätmine endisele raamatupidajale on otsene rikkumine ettevõtte huvidest ja kujutab endast tõsist ohtu omanikule.

Mis juhtub dokumentidega, kui ettevõte likvideeritakse?

Isegi pärast likvideerimist ei kao kohustus säilitada raamatupidamisdokumente. Dokumendid tuleb säilitada seaduses sätestatud ajavahemiku jooksul ja eelnevalt tuleb määrata vastutav isik.

Selle nõude täitmata jätmine võib põhjustada probleeme pärast ettevõtte sulgemist, eriti kui maksuamet algatab varasemate perioodide auditi.

Järgnevalt on toodud tüüpilised vead, mida me praktikas näeme:

vanade tehingute algdokumentide puudumine;
dokumentide ja raamatupidamisandmete vahelised lahknevused;
arhiivide kadumine raamatupidaja vahetamisel;
dokumentide säilitamine struktureerimata vormis;
varukoopiate puudumine.

Kõigil neil vigadel on üks ühine joon: need ei tundu kriitilised enne esimese ametliku taotluse esitamist.

Miks on nõuetekohane arhiveerimine teie ettevõtte jaoks oluline?
Raamatupidamisdokumentide nõuetekohane säilitamine ei ole pelgalt formaalsus või bürokraatia. See on vahend ettevõtte, selle omanike ja juhtkonna kaitsmiseks.

Täieliku ja struktureeritud arhiivi olemasolu võimaldab teil:

läbida maksuauditeid kindlalt;

kinnitada kulusid ja mahaarvamisi;

kaitsta end vaidluste korral;

säilitada kontrolli äri üle isegi töövõtjate vahetumisel.

Eestis moodustavad raamatupidamisdokumendid ettevõtte finantsilise ja õigusliku turvalisuse aluse. Seadus määrab selgelt kindlaks, mida tuleb säilitada, kui kaua ja millises vormis. Nende nõuete täitmata jätmine toob paratamatult kaasa probleeme, mis maksavad alati rohkem kui raamatupidamise ja arhiveerimise õigeaegne korraldamine.

Ettevõtjate jaoks tähendab see ühte lihtsat asja: raamatupidamine ei ole ainult aruanded, see on ka äri mälestuste säilitamine. Kui need mälestused kaovad või kahjustuvad, võib nende taastamine olla äärmiselt keeruline.