Esimesed sammud pärast ettevõtte asutamist Eestis: raamatupidamine, aruandlus ja põhilised äriühingu kohustused

Paljude ettevõtjate jaoks tähistab ettevõtte registreerimine Eestis keerulise protsessi lõppu. Dokumendid on esitatud, ettevõte on kantud äriregistrisse ja registreerimiskood on saadud. Teisisõnu, ettevõte on ametlikult asutatud. Õiguslikust ja raamatupidamislikust seisukohast on see aga alles algus. Registreerimise hetkest alates saab ettevõte automaatselt Eesti maksu- ja aruandlussüsteemi osaliseks koos kõigi sellest tulenevate kohustustega, sõltumata sellest, kas ettevõte on valmis alustama tegevust või on veel ettevalmistusjärgus.

Esimesed kuud pärast ettevõtte avamist määravad, kui sujuvalt ja ettearvatavalt see tulevikus toimib. Kui te ei loo põhilist raamatupidamisstruktuuri, ei mõista, millised aruanded on vajalikud ja millal need tuleb esitada, ning ei kehtesta dokumentide käitlemise süsteemi, hakkavad vead kogunema, ilma et te seda märkaksite. Need vead ei pruugi kohe ilmneda, vaid alles aasta hiljem, kui esitate oma esimese aastaaruande, vahetate raamatupidajat või saate esimese päringu maksuametilt.

Millal tekivad raamatupidamiskohustused?

Eestis tekivad raamatupidamiskohustused rangelt äriühingu registreerimise kuupäevast alates, mitte müügi alustamisest või tulu saamisest. See on põhimõtteliselt oluline punkt, mida uued OÜ omanikud sageli tähelepanuta jätavad. Õiguslikult hakkab äriühing majandusüksusena eksisteerima kohe pärast äriregistrisse kandmist ja sellest hetkest alates on tal kohustus pidada raamatupidamisarvestust.

Isegi kui äriühing ei tegutse, tal pole pangakontot ega teosta tehinguid, peab tal ikkagi olema korrektselt korraldatud „null” raamatupidamissüsteem. See tähendab, et finantsperiood peab olema korrektselt suletud, tehingute puudumine peab olema kinnitatud ja raamatupidamisstruktuur säilitatud. Raamatupidamise puudumine loetakse rikkumiseks, mitte neutraalseks seisundiks.

Miks tuleb raamatupidaja ametisse nimetada kohe

Üks levinumaid vigu pärast ettevõtte asutamist on raamatupidajaga koostöö edasilükkamine „parematele aegadele”. Ettevõtjad leiavad sageli, et seni, kuni puudub käive, ei ole raamatupidaja vajalik. Praktikas toob selline lähenemine kaasa segaduse ettevõtte dokumentides, tähtaegade ületamise ja mõne kuu pärast ettevõtte kohustuste mittemõistmise.

Raamatupidaja on vaja juba alguses, mitte niivõrd maksude arvutamiseks, kuivõrd süsteemi loomiseks. Raamatupidaja aitab kindlaks teha, millised tehingud on äriühingu tehingud, millised dokumendid tuleb koguda, millised maksud võivad tulevikus tekkida ja millised aruanded on kohustuslikud isegi tegevuse puudumisel. See on eriti oluline välismaiste äriühingute omanikele, kuna Eesti süsteem on vormiliselt lihtne, kuid sisaldab palju nüansse, mis praktilise kogemuseta ei ole ilmne.

Pangakonto ja esimesed finantstehingud

Pärast ettevõtte registreerimist on järgmine loogiline samm pangakonto või makseasutuse konto avamine. Paljud ettevõtjad puutuvad selles etapis esimest korda kokku asjaoluga, et raamatupidamine algab varem kui oodatud. Isegi kui ettevõte veel ei tegutse, kajastuvad kontol peaaegu alati esimesed tehingud: teenustasud, veebiteenuste debiteerimised, stardikapitali ülekanded või registreerimiskulude maksmine.

Raamatupidamise seisukohast on iga rahaline liikumine äritehing, olenemata summast. Isegi mõne euro suurused komisjonitasud tuleb raamatupidamises kajastada ja dokumentidega kinnitada. Selliste tehingute kajastamata jätmine alguses võib viia lahknevusteni, mida tuleb hiljem selgitada, sageli tähtaegade ja auditite survel.

Siin on mõned dokumendid, mida peate koguma alates esimesest päevast:

Üks eduka äritegevuse võtmetegureid Eestis on distsiplineeritus dokumentidega töötamisel. Ettevõtte esimesest päevast alates on oluline arendada harjumust säilitada ja struktureerida kõik finantsidega ja kohustustega seotud dokumendid. See kehtib mitte ainult traditsiooniliste arvete ja lepingute, vaid ka elektrooniliste kinnituste, pangaväljavõtete ja veebimaksete kohta.

Dokumendi puudumine tehingu ajal ei ole harva probleem. Kuid aasta või kahe pärast, kui tuleb esitada aruandeid või läbida audit, võib nende leidmine olla raske või isegi võimatu. Seega ei ole pädev dokumentide haldamine algusest peale mitte ainult bürokraatia, vaid kaitseb ettevõtet ja selle omanikke tulevaste riskide eest.

Esialgne maksudeklaratsioon on minimaalne, kuid kohustuslik

Esimestel kuudel pärast ettevõtte asutamist on maksudeklaratsioonid tavaliselt piiratud miinimumiga, kuid seda miinimumi tuleb siiski järgida. Kui ettevõte ei maksa palku ega anna erihüvitisi või dividende, siis TSD deklaratsiooni ei esitata. See ei tähenda aga, et ettevõte oleks maksusüsteemist täielikult vabastatud.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata käibemaksule. Kui ettevõte on registreeritud käibemaksukohustuslasena, peab ta igal kuul esitama KMD deklaratsiooni, isegi kui tema käive on null. Nulldeklaratsiooni esitamata jätmine toob peaaegu kindlasti kaasa trahvid ja automaatsed teated. Vead selles etapis on enamasti tingitud eeskirjade mittemõistmisest, mitte pahatahtlikkusest.

Esimene aastaaruanne on ettevõtte finantsajaloo alus

See aruanne on uue ettevõtte tegevuses oluline dokument. See tuleb esitada sõltumata sellest, kas ettevõte on tegutsenud, ja just see aruanne annab riiklikes registrites ametliku ülevaate ettevõtte finantsolukorrast. Tegevuseta ettevõtete puhul võib aruannet lihtsustada, kuid see peab ikkagi olema korrektselt täidetud ja tähtajaks esitatud.

Paljud ettevõtjad alahindavad esimese aruande tähtsust, pidades seda formaalsuseks. Praktikas võib esimese aastaaruande esitamisel tehtud vead või esitamata jätmine kaasa tuua tõsiseid tagajärgi, nagu trahvid, juhtimispiirangud ning pankade ja partnerite usalduse kaotus.

Käibemaksukohustuslasena registreerimine on strateegiline otsus, mitte formaalsus

Käibemaksukohustuslasena registreerimise küsimus tõusetub sageli kohe pärast ettevõtte asutamist, eriti kui ettevõtja keskendub rahvusvahelisele turule. Käibemaksukohustuslasena registreerimine on aga tõsine kohustus, mis hõlmab regulaarseid aruandeid ja järelevalvet, mitte lihtsalt kasti märkimist.

Mõnede ärimudelite puhul on käibemaksuregistreerimine vajalik alates esimesest päevast, teiste puhul on see ennatlik ja tekitab tarbetut halduskoormust. Ebaõigesti kaalutud käibemaksuregistreerimine alguses toob sageli kaasa olukorra, kus ettevõte peab esitama aruandeid, kuigi tal puudub tegelik tegevus või arusaam süsteemist.

Juhatus vastutab alates ettevõtte loomise esimesest päevast

Alates registreerimisest vastutab ettevõtte juhatus täielikult kõigi õiguslike nõuete täitmise eest. Seda vastutust ei saa tegevuse puudumise tõttu edasi lükata ega loobuda. Juhatus vastutab raamatupidamise, aruandluse, dokumentide säilitamise ja riigiasutustega suhtlemise eest.

Isegi kui raamatupidamine on allhanke korras, jääb vastutus juhatusele. See on eriti oluline ettevõtte omanikele, kes ei asu füüsiliselt Eestis ja kes ei pruugi teateid kohe kätte saada.

Ettevõtte tegevuse esimeste kuude jooksul tehtavad tavalised vead

Praktikas on enamik uute ettevõtete probleemidest seotud korduvate vigadega. Nende hulka kuuluvad raamatupidaja palkamata jätmine esimesel aastal, dokumentide korrastamata hoidmine, arvamus, et „kui tegevust pole, pole ka midagi aruandluseks”, käibemaksuga seotud vead ja aastaaruande esitamise tähtaja ületamine.

Kuigi need vead ei pruugi hetkel kriitilised tunduda, toovad need peaaegu alati kaasa lisakulusid, stressi ja vajaduse parandada varasemaid perioode, mis on alati raskem ja kulukam kui kõik kohe alguses õigesti teha.

Ettevõtte avamine Eestis tähistab uue etapi algust selgelt määratletud kohustustega. Mida varem ettevõtja mõistab raamatupidamise ja aruandluse tähtsust, seda vähem riske ja üllatusi ta tulevikus kogeb. Esimeste kuude jooksul korralikult struktureeritud protsessid võimaldavad ettevõttel kasvada sujuvalt, ilma pideva auditeerimise ja trahvide hirmuta.

Lihtsalt öeldes, ettevõtte avamise järgsed esimesed sammud määravad selle tuleviku. Raamatupidamine ei ole selles protsessis formaalsus, vaid jätkusuutliku ja turvalise äriarengu võtmetähtsusega vahend.