Documentos contables de las empresas en Estonia: almacenamiento, archivo y responsabilidad empresarial
En Estonia, la contabilidad es algo más que la simple presentación de informes a las autoridades fiscales. Se trata de un sistema de documentos con relevancia jurídica que confirma todas las transacciones financieras, obligaciones y decisiones de gestión de la empresa. Por eso, los requisitos para el almacenamiento y archivo de los documentos contables son estrictos, formalizados y, lo que es más importante, se aplican en la práctica.
Muchos empresarios subestiman esta cuestión hasta que se enfrentan a una auditoría, a una solicitud de la Junta de Impuestos y Aduanas o a la necesidad de restaurar datos de años anteriores. Es en esos momentos cuando queda claro que la falta de un archivo adecuado no es una infracción menor, sino un riesgo directo para la empresa.
¿Por qué el almacenamiento de los documentos contables es responsabilidad de la empresa y no del contable?
Uno de los errores más comunes es dar por sentado que el contable o la empresa de contabilidad son los responsables de los documentos contables. En realidad, según la legislación estonia, la propia empresa, es decir, su consejo de administración, es plenamente responsable de la custodia de los documentos contables.
Incluso si la contabilidad se externaliza por completo, la empresa debe garantizar:
- la disponibilidad de todos los documentos primarios;
- su correcto almacenamiento;
- la disponibilidad de los documentos durante el período especificado por la ley.
Aunque un contable puede llevar los registros, generar informes y ayudar con el archivo, la responsabilidad legal siempre recae en la empresa. Este es un punto fundamental que es especialmente importante que comprendan los propietarios de OÜ que viven fuera de Estonia.
¿Qué documentos se consideran documentos contables y deben conservarse?
En Estonia, el concepto de documentos contables se interpreta de forma amplia. Estos incluyen no solo facturas e informes, sino también toda la documentación en la que se basa la contabilidad financiera de la empresa.
Entre dichos documentos se incluyen:
- documentos primarios (por ejemplo, facturas, actas, cheques y contratos);
- extractos bancarios y documentos de pago;
- documentos de nóminas y personal;
- declaraciones de impuestos (incluidas TSD y KMD);
- informes anuales y notas explicativas;
- cálculos internos y registros contables.
Es importante comprender que las transacciones electrónicas también requieren pruebas documentales. La ausencia de un cheque en papel no exime a una empresa de la obligación de proporcionar pruebas de una transacción comercial.
Plazos de conservación de los documentos contables en Estonia
Los plazos de conservación están claramente especificados en la legislación y son requisitos obligatorios, no recomendaciones.
Principales plazos de conservación
| Tipo de documento | Plazo de conservación |
| Documentos contables primarios | 7 años |
| Registros contables | 7 años |
| Declaraciones de impuestos | 7 años |
| Documentos de nómina | 7 años |
| Informes anuales | 7 años |
| Documentos constitutivos | De forma permanente |
El periodo de almacenamiento comienza al final del ejercicio financiero al que se refiere el documento, y no a partir de su fecha de creación. Este importante detalle suele pasarse por alto.
Qué está permitido y a qué hay que prestar atención al almacenar documentos electrónicos:
Dado que Estonia es un país digital, el almacenamiento electrónico de documentos contables está totalmente permitido. Además, para la mayoría de las empresas, este es el formato principal y más conveniente.
Sin embargo, el almacenamiento electrónico solo está permitido bajo ciertas condiciones:
- Los documentos deben ser legibles durante todo su período de almacenamiento y debe garantizarse su integridad (es decir, no debe haber posibilidad de cambios indetectables). Los documentos también deben estar disponibles a petición de las autoridades fiscales.
- El almacenamiento caótico de archivos en correos electrónicos, aplicaciones de mensajería instantánea o en el Google Drive personal del propietario no se considera un archivo adecuado. A menudo, estos «archivos» no se aceptan como prueba completa en caso de auditoría.
Archivo y accesibilidad de los documentos durante las auditorías
La Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia tiene derecho a solicitar los documentos contables de años anteriores, y las empresas están obligadas a proporcionarlos en un plazo razonable. Si faltan documentos, se han perdido o no se pueden recuperar, se considera automáticamente una infracción.
En la práctica, esto significa:
- preguntas adicionales;
- liquidaciones fiscales adicionales;
- multas;
- en casos complejos, una auditoría de todas las actividades de la empresa.
Las empresas que son especialmente vulnerables son aquellas que:
- han cambiado de contables sin transferir los archivos;
- han cerrado cuentas bancarias antiguas sin conservar los extractos;
- no han conservado registros de las transacciones con no residentes.
Almacenamiento de documentos para la contabilidad externalizada
Para las empresas que utilizan servicios de contabilidad externalizados, es fundamental definir claramente dónde y cómo se almacenan los documentos. Lo ideal es:
- La empresa debe tener acceso al archivo en cualquier momento; los documentos deben almacenarse de forma centralizada; y el formato del archivo debe ser claro y estructurado.
- Dejar los documentos en manos del antiguo contable es una violación directa de los intereses de la empresa y supone un grave riesgo para el propietario.
¿Qué ocurre con los documentos cuando se liquida una empresa?
Incluso después de la liquidación, la obligación de almacenar los documentos contables no desaparece. Los documentos deben almacenarse durante el periodo especificado por la ley y debe nombrarse de antemano a una persona responsable.
El incumplimiento de este requisito puede acarrear problemas tras el cierre de la empresa, especialmente si las autoridades fiscales inician una auditoría de periodos anteriores.
A continuación se enumeran los errores más habituales que observamos en la práctica:
- falta de documentos primarios para transacciones antiguas;
- discrepancias entre los documentos y los datos contables;
- pérdida de archivos al cambiar de contable;
- almacenamiento de documentos de forma desestructurada;
- falta de copias de seguridad.
Todos estos errores tienen una cosa en común: no parecen críticos hasta que se realiza la primera solicitud oficial.
¿Por qué es importante para su empresa un archivo adecuado?
El almacenamiento correctamente organizado de los documentos contables no es solo una formalidad o una cuestión burocrática. Es una herramienta para proteger a la empresa, a sus propietarios y a su dirección.
Disponer de un archivo completo y estructurado le permite:
- superar las auditorías fiscales con confianza;
- confirmar gastos y deducciones;
- defenderse en disputas;
- mantener el control sobre el negocio incluso cuando se cambian los contratistas.
En Estonia, los documentos contables constituyen la base de la seguridad financiera y jurídica de una empresa. La ley define claramente qué hay que almacenar, durante cuánto tiempo y en qué forma. El incumplimiento de estos requisitos conducirá inevitablemente a problemas que siempre costarán más que la organización oportuna de la contabilidad y el archivo.Para los empresarios, esto significa una cosa muy sencilla: la contabilidad no se limita a los informes, sino que también consiste en preservar la memoria de la empresa. Si esa memoria se pierde o se daña, puede ser extremadamente difícil recuperarla.